Звоните нам:
8 (4852) 28-10-18
8 (800) 200-28-07

☰ 8 (800) 200-28-07
Если обнаружена утрата первички по ОС
27 февраля 2017

С. Овчинникова,
эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Журнал «Актуальная бухгалтерия», N 2, февраль 2017 г., с. 48-50.

Утраченную первичную документацию на амортизируемое имущество, срок хранения которой не истек, нужно восстановить, так как ее отсутствие влечет риски, в том числе налоговые.

При формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций (далее — Налог) налогоплательщики вправе учитывать обоснованные и документально подтвержденные*(1) расходы в виде суммы начисленной амортизации*(2).
Для корректного списания в налоговом учете затрат на приобретение объекта амортизируемого имущества через амортизационный механизм необходимо обладать, в частности, информацией о месяце ввода его в эксплуатацию и сроке его полезного использования*(3). Данная информация должна иметь документальное подтверждение*(4).
Так, первичным учетным документом, подтверждающим ввод основного средства в эксплуатацию, может выступать унифицированная форма акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)*(5). Срок полезного использования определяется соответствующим внутренним локальным актом налогоплательщика, например приказом руководителя*(6).

Налоговые последствия утраты документов

При проверке правильности исчисления организацией Налога в рамках проведения выездной налоговой проверки инспекция может истребовать у организации данные документы*(7).
По мнению автора, отсутствие актов о приеме-передаче объекта основных средств, с позиции налоговых органов, может свидетельствовать о необоснованном начислении амортизации в налоговом учете в отношении объектов амортизируемого имущества в связи с тем, что они не введены в эксплуатацию. Таким образом, последствиями непредставления истребуемых актов о приеме-передаче объекта основных средств и приказов об установлении срока полезного использования могут являться, в частности:
— исключение сумм начисленной амортизации из расчета налоговой базы по Налогу и доначисление Налога;
— начисление пеней на сумму недоимки*(8);
— привлечение организации к ответственности*(9).
Кроме того, следует учитывать, что непредставление налоговому органу запрашиваемых пояснений, документов и (или) наличие информации об их уничтожении, порче и т.п. является одним из критериев, используемых налоговыми органами в процессе отбора налогоплательщиков для проведения выездных налоговых проверок*(10).

Важно! С целью минимизации налоговых рисков следует предпринять меры для восстановления утраченной документации, срок хранения которой не истек (например, оформить дубликаты). В случае невозможности подписания дубликатов теми лицами, которыми заверялись утраченные документы, дубликаты могут быть подписаны действующим руководителем и лицами, которые на данный момент уполномочены подписывать подобные документы. Конкретный порядок организация вправе разработать и утвердить самостоятельно.

Восстановление утраченных документов

Конкретные правила и указания, которыми должна руководствоваться компания в случае утраты первичных учетных документов, на законодательном уровне не установлены. Единственным нормативно-правовым актом, регламентирующим действия организации в подобной ситуации, является Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете*(11), которое применяется в части, не противоречащей законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее*(12).
В соответствии с пунктом 6.8 Положения в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели (далее — комиссия). В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашают представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель предприятия.
В аналогичном порядке рекомендовали действовать и специалисты налоговых органов*(13). Наряду с этим чиновники указывают на необходимость восстановления налогоплательщиком утраченных документов*(14).
В связи с изложенным автор полагает, что в рассматриваемом случае необходимо:
— руководителю организации издать приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи документов по учету основных средств,
— в состав которой могут быть включены, в частности, работники бухгалтерии, отдела кадров, экономического отдела и др.;
— комиссии провести расследование причин пропажи документов, в процессе целесообразно получить от лиц, ответственных за их сохранность*(15), письменные объяснения (докладные записки);
— по результатам расследования составить акт, в котором отразить список утерянных документов и причины их пропажи, перечень возможных мероприятий, которые необходимо провести для восстановления документов (в случае согласия с его содержанием указанный акт утверждает руководитель организации);
— попытаться восстановить документы.

Пример
При проверке документов было обнаружено, что утеряны акты о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1) и приказы руководителя об установлении срока полезного использования. В настоящее время в организации новый руководитель. Часть сотрудников, которые подписывали акты ОС-1, уже не работают в компании. Основные средства, документы на которые были утеряны, сейчас продолжают эксплуатироваться, на их стоимость начисляется амортизация. Все указанные документы сохранились в электронном виде, без подписей.

В рассматриваемой ситуации утеряны документы на бумажных носителях, которые оформляла сама компания. Поскольку эти документы создавались автоматизированным способом (с помощью компьютера) и сохранились в электронном виде, можно их распечатать и оформить дубликаты, то есть повторные экземпляры подлинников утраченных документов*(16). Логично предположить, что в дубликатах должны содержаться те же сведения и подписи, что и в подлинниках утраченных документов.
Представляется, что наилучшим выходом из сложившейся ситуации будет являться повторный сбор подписей всех сотрудников, в том числе уволенных. Если по каким-то причинам собрать все подписи не удастся (сотрудник отказывается повторно подписывать документ, у организации нет связи с уволенными сотрудниками), на взгляд автора, допустимо подписать дубликаты утраченных документов лицам, которые на данный момент являются ответственными за оформление подобных документов. На восстановленных документах нужно сделать надпись «Дубликат».
Поскольку нормативно-правовые акты о бухгалтерском учете и налоговое законодательство не устанавливают механизма восстановления утраченных документов и требований к дубликатам таких документов, автор полагает, что соответствующий порядок организация вправе разработать и утвердить самостоятельно.

Постановление ФАС МО от 9 февраля 2009 г. N КА-А40/80-09

─────────────────────────────────────────────────
*(1) п. 1 ст. 252 НК РФ
*(2) п. 2 ст. 252, подп. 3 п. 2 ст. 253 НК РФ
*(3) п. 1 ст. 258, п. 4 ст. 259, п. 2 ст. 259.1, п. 4 ст. 259.2 НК РФ
*(4) ст. 313 НК РФ; письмо Минфина России от 05.12.2014 N 03-03-06/1/62458
*(5) форма N ОС-1, утв. пост. Госкомстата России от 21.01.2003 N 7; п. 7 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н
*(6) пост. Девятого ААС от 02.09.2014 N 09АП-30372/14, ФАС МО от 14.11.2013 N Ф05-13932/13
*(7) подп. 1 п. 1 ст. 31, ст. 93 НК РФ
*(8) ст. 75 НК РФ
*(9) ст. 120, 122, 126 НК РФ
*(10) п. 9 раздела 4 Концепции системы планирования выездных налоговых проверок, утв. приказом ФНС России от 30.05.2007 N ММ-3-06/333@
*(11) утв. Минфином СССР от 29.07.1983 N 105 (далее — Положение)
*(12) п. 3 информации Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015
*(13) письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411
*(14) письма Минфина России от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 15.08.2013 N АС-4-3/14759@), от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191, от 11.08.2011 N 03-02-07/1-288, УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411
*(15) пп. 6.2, 6.6 Положения
*(16) подп. 22 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст




ПОПУЛЯРНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
СПРАВОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ

 

    Получите бесплатный доступ на 3 дня

    Оставьте заявку и мы вам перезвоним

    * Я принимаю пользовательское соглашение об использовании персональных данных


      Корпорация развития малого и среднего предпринимательства     

    [contact-form-7 404 "Not Found"]